どうも。
本日は現役SEである私が、激務を乗り越えるため、または激務を防ぐために実践する
おすすめの「ノートの使い方」について紹介しようと思います。
システムエンジニアがスマホやパソコンのツールを使わず、ノートの使い方をおすすめするなんて、おかしいと思うかもしれません。しかし私は、仕事をする上でノートを上手に使うことが、仕事の効率化やタスク管理において非常に重要だと思っています。
全ての人に当てはまる仕事術や方法論では無いかもしれませんが、皆さん独自の仕事術を見つけるための参考にしてもらえればと思います。
他の皆さんの残業や負荷が少しでも減るならば幸いです。
現役SEがおすすめする「ノートの取り方、使い方」
①A5判以上のサイズのノートを使う
私は、常にA5判かB5判のノートを使うようにしています。今ではB5判ノートしか使っていません。皆さんが学生時代に使っていたサイズの一般的なノートです。
この理由は非常に単純です。文字や図が大きく書けることで、書きやすさと読みやすさに長けているためです。
仕事を進めれば常に情報は増えていきます。以前にノートに書いた内容に情報を追加する、または変更を加えると言うことも決して少なくありません。大きいサイズのノートを使っていれば、このような仕事を進める上で発生する情報の変更にも、その都度対応できます。
また、後々説明する内容ですが、私が紹介するノートの使い方は、ある程度のスペースが必要になります。そのため、大きいサイズのノートの方が単純に都合が良いということが言えます。
②案件ごとのノートに分ける
この内容が、私のノートの取り方で一番個性的な内容かもしれません。
案件(顧客やプロジェクト)ごとに異なるノートを用意し、その案件専用のノートを作成します。複数の案件を掛け持ちしている場合は、複数の業務ノートを用意するのです。
これは、短期的に考えると非常に面倒だと感じるかもしれません。特に、プロジェクトを掛け持ちしている方からすれば、煩雑になって余計な手間ができると思うでしょう。
しかし、この方法はもっと長期的な目線で考えた時に活きてきます。案件に携わってから1年、2年が経ち「振り返る」という行為が必要になるときです。
IT業界では特にですが、過去を振り返ることができずに失敗するケースが非常に多いです。年月が経てば、①でお話ししたような「情報の変更」が怒涛の如く発生し、「情報の原形」である「前提条件」を見落としたり、後々考慮漏れが判明することも少なくなりません。私は、このような問題は「振り返り」がしにくいノートの取り方が原因だと考えています。
全ての案件を一つのノートに書くと、様々な案件の出来事が煩雑に並ぶことになります。全く関係ない他案件の情報の中で、特定の情報だけを時系列に沿って探し出すのは当然時間がかかります。見落としなども発生しやすくなるでしょう。
結局、人は「振り返る」ことをせずに「記憶」に頼ります。
これが上述の問題の原因だと私は考えているのです。
この問題を解決する術が、ノートを案件ごとに分ける方法だと私は考えました。どれだけ多くの案件が並行しても、各ノートには対応した案件の出来事が時系列順に整理されています。「振り返る」という行動が格段に取りやすくなるわけです。
そもそも学生の時は、教科ごとにノートを管理していたでしょう。国語、数学、社会などのノートを1つにまとめている人は少ないはずです。学生の時のように、それぞれのタスクや目的ごとにノートを分けた方が、テスト勉強などの「振り返る」という行為がしやすいということですね。
ちなみに、この案件ごとのノートの取り方には、他にも様々な利点があるのですが、文字数の関係上、この記事ではここまでの紹介とさせていただきます。機会があれば、また別の記事として、スポットを当てて紹介させて頂きます。
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③余白を贅沢に使って、伝えたいことに注目させる
小さいノートにギチギチに文字や図を詰めて書いている人を見かけませんか。このように、ノートを詰めて書いている人は「余白＝情報を追加するスペース」だと認識していることが非常に多いです。
しかし、このようなノートの使い方は、書きにくいというだけでなく、読みにくく「振り返り」がしにくい、非常に効率の悪いノートの使い方だと言えます。
余白は理解を促すためのスペースです。もっと言うと、
伝えるべき情報に注目させるために、あえて作り出されている「無」のスペースです。
この理由は、プレゼンの自己啓発本などで語られている、プレゼン資料の作り方と全く同様です。具体的には以下の内容に基づくものです。
・1スライドの文字数は70字がベスト。多くても100字まで。
・1スライドに1つのメッセージにすること。
・余白が5割以下のスライドは、情報量が多すぎる。
知識レベルの乏しい顧客でも、内容を限られたプレゼン時間内で理解できるようにするための作成方針です。そして、この作成方針は、ノートを見て「振り返る」、未来の自分たちにも全く同じことが言えます。
私たちがノートを見て振り返るのは、記憶や知識が不明瞭な場合です。また、大なり小なりの何らかのトラブルが発生していることも多く、時間をかけて内容を追うことができない可能性もあります。
このように、知識レベルの乏しさと限られた時間、という読み手の条件が同じである以上、プレゼン資料作成と同じ方針を取った方が様々な利点があると言えるわけです。
しかし、余白を使うのは、レイアウトのセンスなども関係してくるので、なかなか簡単にはできません。私も美術は晩年「2」の人間だったので、レイアウトセンスは壊滅的でした(苦笑)
そこで私は、強制的にでも余白を使い、余白の使い方を学ぶためのルールを作りました。
・1日1ページ以上使う。(無理にページを節約しない)
・伝えたいこと(打ち合わせの結果やトラブルの内容)は半ページに1つまで
・ページ(半ページ)ごとに日付とタイトル(打ち合わせ名など)を明記する
・吹き出しや矢印を使う、または追記欄をあらかじめ作るなどして、文字の間隔を詰めないようにする
・決して「もったいない」と思わない！贅沢に使う！【重要】
これらのルールを徹底するだけで、ある程度の読みやすいノートの取り方が実現できます。強制的に余白を使うこともできるので、数ヶ月後に「振り返り」を行うときに、その読みやすさを実感することができるでしょう。
④ノートの最初に簡易的なインデックスを作る
私はいつも、ノートの最初のページにインデックス、つまり目次を作っています。目次と言っても、ページ数やタイトルを厳密に記す必要はありません。大きなイベント(方針決定、変更など)やトラブルなどがあったら、その内容と日付を適宜追記していきます。
前述した「振り返り」をするのが容易になるだけでなく、「インデックスを作る」という行動自体が、各案件の時系列を整理して記憶することに繋がります。
ただし、インデックスはあまり詳細に書くと、情報量が膨大になり、逆に煩雑化する原因になるので、「大きな出来事とその日付だけ」という形で割り切ることが重要です。不足があるなら、あとで追加すればよいので、まずは大雑把に整理することを心がけてください。
⑤付箋は頻繁に参照する部分のみに貼る
学生の頃、英語の単語帳などに付箋を貼っている人っていませんでしたか？そして、単語帳が付箋だらけになっている人を見たことはありませんか？
付箋を頻繁に使っていて、その本が付箋だらけになるという経験をした人って、意外に多いかもしれません。付箋だらけになると、どこが重要な部分かが分からなくなってしまいますからね(笑)
なので、私は付箋を貼るポイントを限定しています。
それは「頻繁に参照する部分」です。
頻繁に参照する部分を早く特定することは、「振り返り」を行う上でも非常に重要です。前述したインデックスも非常に有効ですが、頻繁に参照する内容であれば、ノートを開く前からどのページに載っているか分かっていた方が便利ですよね。
また、頻繁な参照の度合いは実測値で判断しましょう。つまり、自分が「最近このページをよく見るな」と感じた段階で付箋を貼ればよいのです。
そうすることで、必要な部分だけに付箋を貼ることができ、上記のような付箋地獄を防ぐことができます。
⑥電話取次用のメモをデスクに用意しておく
電話はいつどこでかかってくるか分かりません。そのため、電話がかかってきた時に、手元に紙があると、つい電話の内容をメモしてしまいます。それが重要な書類だったりした経験て、誰でも一回はあるんじゃないでしょうか。
前述の②案件ごとにノートを分けることの弊害も、このような咄嗟の対応の際です。つい全く別の案件ノートに電話の内容を書いてしまい、「完璧な案件ノート化に失敗した」なんてこともあります。(電話の内容くらいであれば塗りつぶすなどして、どうとでもなりますが。)
そんなときのために、デスクに電話取次用の卓上メモを用意しておくと非常に便利です。電話後に正しい案件ノートに写すこともできます。また、糊付けできれば、そのままノートに貼り付けることも可能です。
様々な使い道があるので、ぜひデスクに置いてみてください。
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最後に
いかがでしたでしょうか。
以上が、私がおすすめするノートの取り方でした。
少なくとも私は、これらを実践してタスクや情報の整理を行っています。面倒くさくないと言うと完全に嘘になりますが、この方法を取っていて良かったと思う経験を、今までに何度もしてきました。
そのため、幾分の慣れが必要だとは思いますが、マルチタスクの業務が多い方に特におすすめできると思っています。
全ての方々に適する仕事術では無いかもしれませんが、皆さんが仕事をする上での参考になり、少しでも残業や負荷が減ってもらえればと思います。
では、また。